Kreislaufwirtschaft schont nachweislich die Ressourcen, ist aber im gelebten Alltag oft mit Bürokratie und Papierkram verbunden. „Die gesamte Auftragsbearbeitung ist oft langwierig und fehleranfällig“, sagt Helen Backhaus, Projektmanagerin bei REMONDIS IT Services. „Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Auftrag per E-Mail, Fax oder Telefon reinkommt.“ Das Grundproblem bleibt.
In einer aus guten Gründen regulierten und überwachten Branche wie der Entsorgungswirtschaft fallen viele Dokumente an. „Leistungsscheine, Wiegescheine, usw. – all diese Daten müssen manuell geprüft und vielerorts von Hand in das ERP-System eingetippt werden“, berichtet Backhaus von der täglichen Arbeit in den Büros deutscher Recyclingunternehmen. Aufgrund der manuellen Prozesse kann es je nach Dienstleister schon mal bis zu acht Wochen dauern, bis der Kunde eine Rechnung bekommt.
Eine „einheitliche Digitalisierungssprache“ namens AvaL
Geht es nach dem AvaL-Team der REMONDIS IT, gehört diese gelebte Praxis eher früher als später der Vergangenheit an. Das AvaL-Projekt könnte wie kaum ein anderes den Wust aus Dokumenten, Formularen und Excel-Tabellen durch ein smartes System der Daten- und Dokumentenübertragung ersetzen. Im Zentrum dieses Systems steht eine Schnittstelle namens „AvaL“, Abkürzung für „Austausch von auftragsbezogenen Leistungsdaten“.
Hinter der sperrigen Bezeichnung verbirgt sich mehr als eine abstrakte IT-Lösung für Nerds: AvaL hat das Zeug zu einem umfassenden Entbürokratisierungsprogramm.
„Die Schnittstelle ermöglicht eine automatisierte und digitale Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen, die in der Entsorgungswirtschaft genutzt werden“, erklärt Backhaus. Denn mit Aval können Daten direkt zwischen den ERP-Systemen der beteiligten Unternehmen ausgetauscht werden. „Das bedeutet, dass ein Auftrag, der in einem System erstellt wird, automatisch in das System des Partners übertragen wird.“ Dort können die Daten geprüft und weiterverarbeitet werden, ohne dass sie erneut manuell eingegeben werden müssen. Dies spart Zeit und reduziert Fehler. Eine Rechnung, die früher Wochen dauerte, könnte damit innerhalb weniger Stunden oder gar Minuten erstellt werden.
AvaL funktioniert über klar definierte Datenfelder, die für alle Beteiligten gleich sind. „Die Schnittstelle kann an die individuellen Systeme der Unternehmen angebunden werden“, sagt Backhaus. Eine individuelle Anbindung ist meist auch notwendig. „Die IT eines Unternehmens ist ein über Jahre gewachsenes System. Anpassungen sind da eher die Regel als die Ausnahme“, so Backhaus. „Daher gehen wir Schritt für Schritt vor, das heißt ERP-System für ERP-System.“
Diese Vorteile genießen REMONDIS-Kunden durch AvaL
Doch einmal umgesetzt, profitieren die Partner und Kunden von REMONDIS auf verschiedene Weise. Durch die Automatisierung der Prozesse können Aufträge, Leistungsdaten und Dokumente wie Lieferscheine oder Wiegescheine viel schneller bearbeitet werden. Kunden erhalten beispielsweise schneller Informationen über geleistete Abholungen oder Mengen.
Darüber hinaus werden Fehler reduziert. Da die Daten direkt zwischen den Systemen ausgetauscht werden, entfällt die manuelle Eingabe, die oft zu Fehlern führt. Dies sorgt für eine höhere Genauigkeit bei den übermittelten Informationen. In der Folge müssen auch Kunden weniger Zeit investieren, um Informationen zu erhalten oder Probleme zu klären.
Für REMONDIS-Kunden verbessert sich durch AvaL zudem die Transparenz. Bereits heute können sie über das Kundenportal jederzeit den Status ihrer Aufträge einsehen und haben Zugriff auf alle relevanten Dokumente. „Doch durch AvaL stehen die Dokumente in der Regel schneller zur Verfügung.“
Aktuell erfolgt der Datenaustausch über AvaL mit einigen Betreibern von Dualen Systemen. „Es gibt bereits mehrere angeschlossene Partner, einige befinden sich noch in der Projektphase“, sagt Backhaus. Der Datenaustausch über AvaL direkt mit großen Industriekunden sei für die Zukunft geplant. Auch REMONDIS-intern soll AvaL den Austausch von Daten und Dokumenten innerhalb der Unternehmensgruppe erleichtern. „Es sind noch längst nicht alle unsere Unternehmen an AvaL angeschlossen“, sagt Projektmanagerin Backhaus.
Klar ist jedoch auch, dass die Integration der AvaL-Schnittstelle seitens der Partner freiwillig ist. „Wir nehmen natürlich auch weiterhin Daten und Dokumente in Papierform und per E-Mail an“, versichert Backhaus. „Nur das Faxgerät, das haben wir abgeschafft.“
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